Tidak semua orang yang suka yang suka bekerja sepanjang hidup mereka. Dan apabila jenis orang seperti ini mengambil keputusan untuk menjalankan perniagaan secara pos mereka sendiri, mereka tidak mengetahui cara-cara untuk berkomunikasi dengan betul dengan pelanggan ataupun pengedar lain. Kelemahan didalam bidang komunikasi yang utama ini akan menyebabkan mereka akan menutup perniagaan mereka dengan lebih cepat lagi, dengan lain maksud, tidak boleh berniaga lagi. Di sini terdapat beberapa kaedah yang boleh membantu pengurusan anda menjadi lebih cekap dan berkesan lagi.
1) Alamatkan surat-surat anda dengan kemas dan betul
Anda seharusnya hanya menggunakan sampul surat berukuran 4x9 inci sahaja. Sampul surat tersebut haruslah mengandungi nama-nama dan alamat lengkap orang yang anda tujukan surat dan juga alamat dan nama perniagaan anda disebelah atas kiri sampul surat tersebut. Jikalau surat tersebut tidak sampai kerana bakal pelanggan anda telah berpindah , sakit ataupun meninggal dunia, maka surat tersebut akan dapat dikembalikan semula kepada anda oleh pihak pos berpandukan alamat anda yang tertera . Dengan itu katalog yang ada didalam sampul surat tersebut masih lagi boleh digunakan.
Anda hanya akan kerugian duit setem sahaja. Walau bagaimana pun cubalah elakkan daripada menggunakan alamat anda itu ditulis biasa (tangan). Jika anda mampu bolehlah anda membuat cetakan label ataupun menempah sampul surat yang bercetak kemas. Gunakan dakwat berwarna hitam adalah lebih kemas dan mudah dibaca .
2) Sertakan nota ataupun surat pengenalan.
Tidak ada lagi yang lebih mendukacitakan apabila anda menerima surat daripada pelanggan yang membuat pesanan wang, cek, kiriman wang yang tidak menyatakan apakah barangan yang dikehendakinya
Bagi mereka yang masih baru lagi menceburi bidang urusniaga pos ini tidak menyedari bahawa terdapat 100 atau mungkin 1000 lagi peniaga yang menawarkan produk yang hampir sama dan menawarkan harga yang berbeza-beza. Mereka mungkin juga menawarkan perkidmatan dan harga yang sama seperti anda. Sebagai contoh, surat untuk cover letter anda mungkin berbunyi begini ;
Kepada ( isikan nama mereka di sini ) : saya telah terbaca iklan anda di dalam ( nama penerbitan ) dan mahu membuat pesanan barangan ( nama barangan yang dipesan/tawarkan) . Terima kasih kerana perhatian anda. ( nama dan alamat anda ). Surat-surat anda hendaklah ditulis di atas kertas bersaiz A4 ataupun 11x 8 ½ inci dan meletakkan nama dan alamat anda di sebelah atasnya.
Dengan cara ini jika anda memesan barangan dan pembekal tidak terjumpa alamat anda, mereka masih boleh terbaca surat anda itu.
3) Jangan menunggu surat anda hanya dalam masa dua hari untuk dibalas.
Sebahagian orang yang membaca iklan, kemudian membuat pesanan pada hari isnin dan menunggu dapat balik pesanan pada hari khamis diminggu yang sama. Ini adalah amat mustahil boleh berlaku.
Cubalah menjadi rasional kerana untuk mendapat surat biasa anda memerlukan diantara 3 hingga 10 hari. Kemudian ianya memerlukan pula masa 3 hingga 10 hari juga untuk kebanyakan pembekal memenuhi pesanan. Tidak semua orang mampu menawarkan perkhidmatan selama 24 jam sehari , lebih-lebih lagi sekiranya perniagaan tersebut telah membesar dan menjadi sibuk. Sebahagian daripada kita mempunyai keluarga yang juga mahu diberikan perhatian. Kita tidak akan menggunakan semua masa sedar kita untuk bekerja dan memenuhi pesanan pelanggan. Kita juga perlukan kehidupan sendiri .
Kebanyakan mereka yang masih baru didalam bidang urusniaga pos ini tidak percaya bahawa terdapat sesetengah pengusaha secara pos memproses kerja mereka di rumah. Sementara kita tidak mempunyai pekerja yang membantu kita.
Kita perlu bersabar apabila mengirimkan pesanan. Ada sesetengah daripada mereka memberikan masa penghantaran dalam tempoh tertentu. Memiliki dan menjalankan perniagaan secara pos memang mempunyai keseronokan yang banyak dan tersendiri. Ianya menarik kerana anda akan menemui ramai jenis orang.
Tetapi ini adalah satu perniagaan yang juga memerlukan perhatian dan kajian. Jika anda benar-benar serius dan anda tidak mempunyai pejabat sendiri, cubalah baca buku-buku mengenai urusniaga pos . ianya mempunyai nilai seperti emas.
Selain itu anda boleh mulai mendapat ramai kenalan dan memperolehi ganjaran pula berupa wang didalam peti surat anda setiap hari. Anda sudah mempunyai pengetahuan yang diperlukan sekarang. Apa yang perlu dilakukan ialah membuat PERANCANGAN DAN BERTINDAK SECARA BETUL.
